El método de trabajo

Principios

Principios de trabajo

No iniciamos un proyecto sin un alcance escrito que describa entregables, plazos, honorarios y la información que la empresa se compromete a facilitar. Si durante el relevamiento aparece un problema distinto, lo documentamos y proponemos un ajuste; no ampliamos el trabajo de hecho.

Cada conclusión del informe se apoya en un documento, en un reporte del sistema o en una entrevista registrada en minuta. Cuando un dato no se puede verificar, lo marcamos como hipótesis y explicamos qué haría falta para confirmarlo, en lugar de presentarlo como un hecho.

El proyecto tiene un único responsable del lado de Waskelio, con autoridad para pedir información, coordinar entrevistas y firmar las entregas. El cliente nombra un interlocutor interno con tiempo reservado; sin esa contraparte el calendario se recorre, pero la calidad del diagnóstico baja.

La información de su empresa se trata bajo un acuerdo de confidencialidad previo al relevamiento. Guardamos copias de trabajo durante el proyecto y las eliminamos o devolvemos según lo pactado, sin usar casos reales como material comercial.

Etapas

Cuatro etapas

La estructura estándar de un proyecto tiene cuatro tramos. En trabajos más cortos se comprimen entrevistas y entregas, pero el orden se mantiene para no diseñar soluciones sobre un relevamiento incompleto.

1

Relevamiento

Pedimos documentación, recorremos circuitos y entrevistamos a responsables de áreas. En tres semanas habituales cubrimos administración, operación comercial y un proceso crítico que la dirección haya marcado como prioritario.

El producto de esta etapa es un inventario de fuentes, un calendario de entrevistas cumplido y una lista de huecos de información que todavía no se pudieron cerrar.

Entregable: minuta de relevamiento y listado de documentos recibidos.

Participación del cliente: facilitar accesos de lectura, agenda de entrevistas y un interlocutor con poder de convocar a su equipo.

2

Diagnóstico

Cruzamos lo observado con los números y con las entrevistas para describir cómo funciona la gestión, dónde se pierde tiempo y dónde la dirección decide sin un dato confiable. Priorizamos hallazgos según impacto operativo y esfuerzo de corrección.

El informe se discute con la dirección antes de pasar a diseño, para confirmar que el problema planteado al inicio sigue siendo el problema que conviene resolver primero.

Entregable: informe de diagnóstico con evidencias y prioridades.

Participación del cliente: una reunión de lectura del informe y comentarios por escrito sobre hechos que deban corregirse.

3

Diseño de soluciones

Sobre el diagnóstico acordado, diseñamos el tablero, el procedimiento o la estructura que la empresa pueda sostener con su plantel y con sus sistemas actuales. Cada propuesta indica responsable interno, frecuencia y evidencia de cumplimiento.

Si hay más de un camino razonable, los presentamos con costos de implementación y con riesgos, para que la dirección elija con información comparable.

Entregable: diseño documentado del tablero, del manual o de la estructura, según el alcance.

Participación del cliente: validar responsables, frecuencias y el nivel de detalle que su equipo puede ejecutar.

4

Implementación y seguimiento

Acompañamos la puesta en marcha durante el plazo pactado, con puntos semanales y ajustes menores que no reabran el alcance. Al cabo de sesenta días posteriores a la entrega, cerramos el proyecto con un acta de lo instalado y de lo que queda pendiente del lado de la empresa.

Si la compañía desea continuar con una asesoría mensual, se cotiza como un contrato nuevo, con cupo de horas y temas cubiertos.

Entregable: cronograma cumplido, tablero o manual en uso, y acta de cierre.

Participación del cliente: asignar dueños de cada indicador o procedimiento y respetar las fechas de corte.

Información

Qué pedimos a la empresa

El relevamiento avanza cuando la compañía facilita, en las primeras dos semanas, un conjunto básico de documentos y de accesos. Si falta una pieza, lo registramos y trabajamos con lo disponible, dejando explícito qué conclusiones quedan condicionadas.

Estados contables de los últimos ejercicios, con notas si existen.
Detalle de ventas por cliente y por producto, o la exportación más completa que permita el sistema.
Estructura de costos y de gastos, aunque esté en planillas de trabajo.
Nómina por área, con cargos y reporte jerárquico.
Accesos de lectura a los sistemas de gestión, de facturación o de depósitos.

Esa información se usa únicamente para el proyecto contratado. La copiamos a un espacio de trabajo restringido, la citamos en el informe cuando hace falta y la devolvemos o eliminamos al cierre, según el acuerdo de confidencialidad. No compartimos archivos con terceros ni los reutilizamos en otros trabajos.

Si un sistema no permite exportar, documentamos la limitación y proponemos un recorte manual con fecha de corte, para no retrasar el resto del relevamiento.

También pedimos una lista de las reuniones periódicas que ya existen, los reportes que la dirección lee hoy y el nombre de las personas que concentran el conocimiento operativo. Con eso armamos un calendario de entrevistas que no sature a las mismas dos personas durante tres semanas.

Cuando hay un estudio contable u otro asesor involucrado, coordinamos a través del interlocutor de la empresa. No reemplazamos esos vínculos y no pedimos a terceros información que la compañía no haya autorizado.

Entregas

Entregables

Al cierre de un proyecto estándar la empresa recibe un informe de diagnóstico con hallazgos, evidencias y prioridades, redactado para que un directorio pueda leerlo en una sesión. Junto con el informe entregamos el tablero de indicadores en planilla o en el sistema acordado, con fuentes, responsables y calendario de corte.

Si el alcance cubrió procesos, incluimos un manual breve de los circuitos revisados, con entradas, salidas y excepciones. El paquete se completa con un cronograma de implementación para los sesenta días posteriores, de modo que lo diseñado no quede como un archivo aislado.

Todas las entregas van firmadas por el responsable del proyecto y se envían en formato editable y en una versión de lectura. Las minutas de las reuniones de control forman parte del expediente y se pueden consultar durante el plazo de acompañamiento.

Límites

Qué no hacemos

Waskelio no lleva la contabilidad ni las declaraciones tributarias de la empresa. Ese trabajo permanece en el estudio contable que usted ya tenga, y nosotros nos apoyamos en sus entregas cuando hace falta cruzar gestión con estados.

La firma no actúa como representante ante bancos, organismos, proveedores ni inversores. Preparamos información y acompañamos internamente; las firmas, las presentaciones formales y las negociaciones quedan en la empresa o en sus apoderados.

Tampoco vendemos software ni percibimos comisiones de proveedores de sistemas, de financiamiento o de servicios profesionales. Si un proyecto requiere elegir una herramienta, documentamos requerimientos y criterios; la contratación la decide y la paga el cliente.

Contacto

Una reunión para ver si el método encaja

En cuarenta y cinco minutos, sin costo, le explicamos cómo se estructuraría un trabajo para su empresa y qué documentación convendría reunir antes de una propuesta. Si el tema queda fuera de nuestro oficio, se lo indicamos en esa misma respuesta.

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